計算結果は一般的な目安です。実際の条件・規格により異なる場合があります。
幹事を引き受けて最初に手が止まるのが「会費はいくらで案内するか」です。お店の1人あたり料金が決まっていても、そこにビンゴの景品代や差し入れ代が乗ると、総額も1人あたりの負担も途端に見えにくくなります。しかも案内に書く会費は、受付で小銭のやり取りが起きない金額にしておきたいものです。この計算機は、参加人数・1人あたり予算・景品予算の3つを入れるだけで、会全体の総額、飲食費だけの合計、そして100円単位に切り上げた1人あたりの集金額を同時に表示します。会場に電話する前の下見積もり、案内文の下書き、当日のお釣り準備までを一本の線でつなぐための道具です。
はじめにはっきりさせておきます。ここに表示されるのはあなたが入力した数字を足して割った結果であり、「忘年会にはこれだけ使うべき」という推奨額ではありません。1人あたり予算の欄に何を入れるかを決めているのは、このツールではなく幹事と参加者です。会の性格、お店の価格帯、参加者の年齢層や事情によって、ふさわしい金額はまったく変わります。世の中で紹介されている相場らしき数字も、地域や業種、その集まりの慣習で大きく振れる一例にすぎません。決めた前提から総額と集金額を素早く導く電卓であって、金額の是非を判断する道具ではない、という位置づけで使ってください。
結果は4つ表示されます。案内文に載せるのは1人あたり集金額、お店との交渉に使うのは飲食費の合計、というように役割が分かれています。
四捨五入ではなく切り上げである点が肝心です。1人あたりが5,201円でも5,299円でも、集金額は同じ5,300円になります。受付で1円玉・10円玉のやり取りを発生させないため、そして集めた額が総額を下回って幹事の持ち出しになる事態を避けるための丸め方です。その代わり集金の合計は総額をわずかに上回ることがあり、この余りの扱いは後述します。参加人数が0のときは割り算ができないため、集金額の欄は「—」になります。
例①：12人・1人あたり5,000円・景品予算8,000円
飲食費は 12×5,000＝60,000円、総額は 60,000＋8,000＝68,000円。1人あたりは 68,000÷12＝5,666.67円で、100円単位に切り上げて5,700円。12人から5,700円ずつ集めると68,400円になり、総額との差は400円です。
例②：25人・1人あたり4,500円・景品予算0円
飲食費は 25×4,500＝112,500円で、景品がないので総額も同額。1人あたりは 112,500÷25＝4,500円ちょうどのため、切り上げても4,500円のまま、余りも出ません。人数が1人あたり予算をきれいに割り切る組み合わせでは端数が消え、割り切れなければ必ず数百円の余りが生まれます。
景品予算を10,000円と置いたとき、人数と1人あたり予算の組み合わせで集金額がどう動くかをまとめました。すべてこのツールと同じ100円単位切り上げで算出した実数です。
| 参加人数 | 1人4,000円 | 1人5,000円 | 1人6,000円 | 1人8,000円 |
|---|---|---|---|---|
| 8人 | 5,300円 | 6,300円 | 7,300円 | 9,300円 |
| 10人 | 5,000円 | 6,000円 | 7,000円 | 9,000円 |
| 15人 | 4,700円 | 5,700円 | 6,700円 | 8,700円 |
| 20人 | 4,500円 | 5,500円 | 6,500円 | 8,500円 |
| 30人 | 4,400円 | 5,400円 | 6,400円 | 8,400円 |
同じ景品予算でも、人数が増えるほど1人あたりの上乗せは薄まります。8人なら景品10,000円は1人1,250円の負担ですが、30人なら約334円。景品を厚くしたいときほど人数の効き方を意識すると、会費を上げずに済む余地が見えます。
1人あたり5,000円・景品予算10,000円で固定し、人数だけを変えたときに、集金の合計が総額をどれだけ上回るかを示したものです。この差額は幹事の手元に残るお金なので、扱いを先に決めておくと揉めません。
| 参加人数 | 会全体の総額 | 1人あたり集金額 | 集金の合計 | 差額 |
|---|---|---|---|---|
| 7人 | 45,000円 | 6,500円 | 45,500円 | ＋500円 |
| 9人 | 55,000円 | 6,200円 | 55,800円 | ＋800円 |
| 12人 | 70,000円 | 5,900円 | 70,800円 | ＋800円 |
| 14人 | 80,000円 | 5,800円 | 81,200円 | ＋1,200円 |
| 17人 | 95,000円 | 5,600円 | 95,200円 | ＋200円 |
| 18人 | 100,000円 | 5,600円 | 100,800円 | ＋800円 |
17人と18人で集金額が同じ5,600円になるのは切り上げの効き方によるものです。差額は最大でも「人数×100円未満」に収まるので、「余りは次回の景品代に回す」「当日の追加ドリンク代に充てる」と案内文に一行書いておくと会計報告がすっきりします。
このツールは全員から同額を集める前提で計算しますが、実際の会がそうである必要はありません。判断の分かれ目を整理します。
何卓・何席を押さえるかは金額とは別の計算です。人数から必要な卓数を割り出すには宴会のテーブル数・席数計算が使えます。予算はこのページ、席の確保はそちらと分担させると、予約の電話が一度で済みます。
Q. 当日の欠席が出ると集金額は足りなくなりますか？
A. 飲食費はお店の締め切り後だと人数分請求されることが多く、欠席が出れば1人あたりの負担は増えます。心配なら確定人数より1〜2人少ない人数で計算した集金額を案内しておくと安全側に倒れます。キャンセル料の発生日は予約時に必ず確認してください。
Q. 幹事の分の会費はどう扱えばいいですか？
A. 幹事も人数に含めて同額を負担する会もあれば、準備の労力を考慮して免除・減額する会もあり、扱いは集まりごとに違います。免除するなら幹事を除いた人数で計算すれば集金額に反映されます。どちらが正しいというものではなく、事前に参加者へ伝えておくことのほうが大切です。
Q. 景品予算はいくらにすればいいですか？
A. このツールは景品予算の適正額を示しません。用意するかどうかも、いくら分にするかも会の性格と参加者の期待によります。目玉を1つ置いて残りを小分けにするか、全員に行き渡る構成にするかなど、金額より配り方の設計が満足度を左右する場面も多くあります。
Q. 二次会の費用も一緒に計算できますか？
A. 参加者が変わるのが普通なので、別々に計算することをおすすめします。二次会の見込み人数とその会場の1人あたり料金で入力し直してください。まとめて集めると、二次会に行かない人から余分に集めることになります。
Q. 集金額を500円単位や1,000円単位に揃えられませんか？
A. このツールの丸めは100円単位で固定です。切りのいい数字にしたい場合は表示された集金額を手動で切り上げてください。その分だけ余りが増えるので、増えた分の使い道も決めておくと会計報告が明快になります。
Q. 総額が「95.0」のように小数で表示されました。バグですか？
A. 表示書式によるものです。100円以上は整数＋カンマ区切り、100円未満は小数第1位まで、1円未満は小数第2位まで出す仕様のため、極端に小さい値を入れると小数表示になります。実務で扱う金額ではまず起きません。